В этой статье:
На практике работа с «ЧЗ» редко обходится без нештатных ситуаций. Допустим, в торговом зале покупатель случайно уронил и разбил бутылку молока, при ревизии выяснилось, что несколько упаковок лекарств были украдены, а в распределительном центре произошла авария, испортившая часть обуви. Что делать в таком случае с кодами идентификации (КИ)? Если просто проигнорировать потерю, марки зависнут в системе – при инвентаризации это приведет к расхождениям и административной ответственности. Реализовать такой продукт без списания – значит нарушить закон еще грубее.
Чем отличается списание от вывода из оборота
Предприниматели часто путают эти два понятия. Разберемся, в чем принципиальная разница.
Документ «Списание» применяется, когда нужно вывести из системы только идентификатор, а сам товар останется в обороте и будет перемаркирован новым знаком. Типичный пример: этикетка с DataMatrix порвалась, замялась или не читается сканером. Продукция в порядке, нужна только новая марка. Статусы КИ на входе: «Эмитирован», «Нанесен» или «В обороте».
Документ «Вывод из оборота» применяется, когда из госсистемы выводится и идентификатор, и сама продукция. Изделие больше не будет продаваться: истек срок годности, обнаружен брак, товар утерян или использован для собственных нужд компании. Статус марки на входе – только «В обороте».
Важно запомнить: марки, выведенные через «Вывод из оборота», можно аннулировать (вернуть в оборот) при ошибочном списании или возврате товара. А вот идентификаторы, списанные через документ «Списание» (КМ), вернуть в оборот нельзя – они переходят в статус «Ожидает перемаркировки» и требуют заказа нового КИ.
Основания для принудительного выбытия промаркированного товара
При продаже через онлайн-кассу идентификатор выводится автоматически – информация передается в ГИС МТ через ОФД. При этом оператора фискальных данных следует выбирать согласно установленным требованиям.
Розничная продажа – единственная ситуация, когда марки выбывают без участия продавца. Но существует множество случаев, когда автоматика не работает. Вот перечень ситуаций, когда требуется ручное списание:
| Ситуация | Что происходит |
| Истек срок годности | Продукция стала непригодной для реализации |
| Товар поврежден | Бой, брак, дефекты, потеря товарного вида |
| Кража или утрата | Товар украден, потерян при перевозке |
| Использование для собственных нужд | Продукция потреблена внутри компании |
| Утилизация | Партия уничтожена по решению комиссии |
| Дистанционная продажа | Отгрузка из интернет-магазина |
| Продажа через вендинговый автомат | Торговля через автоматы, невозможно использовать ОСУ (исключение – современные аппараты с онлайн-кассами) |
| Конфискация | Изъятие контролирующими органами |
| Безвозмездная передача | Благотворительность, подарки |
| Ликвидация предприятия | Закрытие ИП или ООО |
В каждой из этих ситуаций код нельзя вывести автоматически. Придется оформлять документ вручную через ЛК.
Перечень причин и первичных документов
Прежде чем создать новый документ, нужно выбрать правильное основание из выпадающего списка. Для каждой причины требуется свой первичный документ – внутренний акт, подтверждающий факт выбытия.
| Причина вывода | Первичный документ | Комментарий |
| Истечение срока годности | Акт списания просроченной продукции | Продавать просрочку нельзя даже со скидкой |
| Повреждение, брак, бой | Дефектный акт, акт комиссии | Создайте комиссию, зафиксируйте характер повреждения |
| Утрата, кража | Акт инвентаризации, заявление в полицию | При хищении заявление подтвердит добросовестность |
| Использование для собственных нужд | Приказ руководителя, требование-накладная | Не указывайте ИНН покупателя – иначе система потребует цену |
| Уничтожение продукции | Договор с утилизирующей организацией | Подтверждает, что товар реально уничтожен |
| Безвозмездная передача | Договор пожертвования | Даже при передаче бесплатно нужны документы |
| Ликвидация предприятия | Решение о ликвидации | Выведите все остатки до снятия с учета |
| Конфискация | Протокол изъятия | Основание – официальный документ госоргана |
Первичный документ – это внутренний документ компании. Система не проверяет его содержание, но при налоговой проверке его потребуют. Сохраняйте все акты хотя бы на протяжении пяти лет.
Важный нюанс из практики: пекарня покупает маркированные топпинги (шоколадная крошка, орехи, глазурь) для украшения выпечки. Эти продукты не реализуются конечному покупателю напрямую, а идут в производство. У заведения есть трое суток с момента вскрытия упаковки, чтобы вывести продукт с указанием «Использование для производственных нужд».
Объемно-сортовой и поэкземплярный учет
При выведении продукции из оборота важно понимать, какой режим учета применяется к вашей группе. От правильного выбора зависит, какие данные нужно указывать в документе.
Объемно-сортовой учет (ОСУ)
Указывается только GTIN товара и количество единиц. Индивидуальные идентификаторы не требуются. Для молочной продукции со сроком годности более 40 суток переходный период завершится 1 ноября 2026 года. ОСУ действует бессрочно для молочки со сроком годности менее 40 суток:
- питьевое молоко (пастеризованное, топленое);
- кефир, ряженка, простокваша, ацидофилин, йогурт;
- творог, творожная масса, мягкие сыры (адыгейский, рикотта);
- сметана, жидкие сливки (пастеризованные).
Сюда же относятся некоторые виды напитков, включая пиво в кегах.
Поэкземплярный учет
Указывается каждый индивидуальный идентификатор DataMatrix. Сканируется или вводится знак с каждой единицы. Применяется для:
- обуви;
- одежды, изделий легкой промышленности;
- парфюмерии;
- упакованной воды;
- шин;
- табачной продукции;
- остальных товарных групп.
Нюанс
: при дистанционной продаже, торговле через вендинговые автоматы или продаже без онлайн-кассы объемно-сортовой учет недоступен даже для молочной продукции – только поэкземплярный.
Пошаговая инструкция списания
Чтобы было понятнее, возьмем типичную ситуацию – списание просрочки. Для всех основных продуктовых категорий действует единый алгоритм. Разберем каждый шаг
Авторизация в госсистеме
Для начала авторизуйтесь в «ЧЗ». Для этого войдите в ЛК на сайте честныйзнак.рф с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Убедитесь, что сертификат действителен и установлен криптопровайдер.
Выбор товарной категории
В верхнем меню выберите нужную категорию: «Молочная продукция», «Обувь», «Одежда», «Парфюмерия» и так далее. Интерфейс адаптируется под специфику выбранной группы.
Важно! В одном документе, создаваемом в ЛК, не могут быть идентификаторы из разных категорий. Например, если на складе произошла порча одежды и обуви – оформите две разные заявки.
Формирование новой заявки
Откройте и перейдите в раздел «Документы» → нажмите кнопку «Добавить» → выберите «Вывод из оборота». Откроется вкладка с формой с обязательными полями для заполнения.
Заполнение реквизитов
Укажите обязательные данные:
- Причина вывода – выберите из выпадающего списка (например, «Истечение срока годности»);
- Адрес площадки – место фактического нахождения товара (должен быть привязан к ФИАС, иначе платформа выдает ошибку «Не заполнено поле fiasId»);
- Вид первичного документа – «Акт списания», «Прочее» и т.д.;
- Номер первичного документа – номер вашего внутреннего акта;
- Дата первичного документа – дата составления.
Неправильно указанные данные – тоже частая проблема. Неверный выбор причины приводит к отказу, поэтому нужно быть внимательными при заполнении.
Добавление идентификаторов
Нажмите «Добавить товары» и выберите способ внесения:
| Как наносится | Что делать |
| Вручную | Введите на клавиатуре или отсканируйте каждый DataMatrix по одному |
| Загрузка файла | Подготовьте файл Excel (.xlsx) с перечнем идентификаторов построчно |
| По GTIN | Укажите код товара и количество (только для объемно-сортового учета) |
Проверка принадлежности и статусов
Когда будут внесены идентификаторы, нажмите «Обновить статусы кодов». Платформа проверит поштучно все марки и подтянет данные о GTIN и текущем статусе. Если какой-то идентификатор не принадлежит вашей организации или уже выбыл – система покажет ошибку.
Это один из самых важных шагов! Многие пользователи его пропускают, а потом получают документ, обработанный с ошибками.
Подписание и отправка
Нажмите «Перейти к подписанию» → «Подписать и отправить». Документ подписывается вашей УКЭП и отправляется в ГИС МТ. В течение нескольких минут, если все прошло успешно, статус изменится на «Обработан».
Если видите статус «Обработан с ошибками» – изучите комментарий системы, исправьте ошибки и создайте новый документ.
Дедлайны и санкции за срыв
За нарушение сроков подачи сведений предусмотрены штрафы. Конкретные сроки зависят от товарной группы и причины выбытия.
Стандартные сроки
| Срок | Условие |
| Три рабочих дня | Стандартный срок для большинства операций вывода из оборота |
| Тридцать календарных дней | Для труднодоступной местности без стабильного интернета |
| Следующий рабочий день | Для некоторых групп (пиво в кегах) |
Санкции за просрочку (статья 15.12 КоАП РФ)
| Нарушитель | Наказание |
| Должностное лицо | от одной до десяти тыс. ₽ |
| Юридическое лицо (ООО, АО) | от пятидесяти до ста тыс. ₽ |
Если производитель, импортер или иной участник оборота нарушил требования маркировки второй раз, суммы увеличиваются. Налоговая и Роспотребнадзор могут сверить данные вашей онлайн-кассы и ГИС МТ. Риск получения штрафа возрастает, если идентификаторы продолжают числиться на балансе после физической утраты товара. Расхождения – основной повод для проверки.
Особенности для разных товарных групп
Ключевые особенности:
- Обувь, одежда, парфюмерия, шины. Только поэкземплярный учет. Каждый идентификатор сканируется индивидуально. Причины списания выбираются из общего справочника.
- Табачная продукция. Допускается особый статус «Серая зона» для определенных операций. В остальном процедура аналогична.
- Медицинские изделия и лекарства. Действуют дополнительные требования по учету серий и номеров партий.
Экспорт за пределы ЕАЭС оформляется отдельно. При вывозе товаров за границу необходимо заполнить таможенную декларацию. Выведение идентификаторов из оборота производится после ее оформления.
Как автоматизация помогает избежать проблем
Ручное списание подходит только для малого бизнеса с парой операций в месяц. Для склада, магазина или производства автоматизация – единственный способ поддерживать порядок в остатках. Внедрение современных решений автоматизирует рутинные процессы.
Что дает автоматизация:
| Возможность | Результат |
| Интеграция товароучетной системы с ГИС МТ | Исключение ручного ввода данных |
| Автоматическое формирование документов | Экономия времени сотрудников |
| Массовая загрузка идентификаторов | Быстрая обработка любых объемов |
| Проверка статусов перед отправкой | Снижение количества ошибок |
| Еженедельная сверка остатков | Предотвращение расхождений |
Программное обеспечение вроде 1С, МойСклад, Saby поддерживает интеграцию с платформой по API и ЭДО. 2D-сканеры и ТСД ускоряют сканирование на приемке и при списании. Готовые модули для управления складом позволяют значительно упростить работу с остатками. Также важно провести обучение персонала.
Профессиональная поддержка
Специалисты нашей компании помогают с маркировкой товаров в системе «Честный знак» и проводят консультации по всем вопросам взаимодействия с платформой.
Услуги:
- выпуск марок;
- регистрация в «ЧЗ»;
- передача УПД на маркетплейсы;
- сертификация товаров и консультации по соответствию.
Обеспечиваем полное сопровождение. Оставьте заявку на сайте, позвоните по телефону или напишите на электронную почту (e-mail). Контакты указаны в специальном разделе на сайте. Менеджер свяжется с вами и расскажет подробнее о наших услугах. Бесплатно зарегистрируем вас в системе «Честный знак» и поможем разобраться в системе GS1.
Итог
Каждый идентификатор должен пройти полный жизненный цикл: от эмиссии до вывода из оборота. Если утрата продукта произошла без реализации конечному потребителю, например, масло разлили при фасовке или списали просроченный йогурт, то выводите КИ сами. Не сделаете это, и госсистема будет числить товар за вами, и при проверке это обернется штрафом.
Поэтому наладить корректное выбытие маркированной продукции – значит снять с себя риски штрафов и претензий при проверках. Когда данные в госсистеме совпадают с тем, что физически лежит на полках и складах, бизнес работает прозрачно. Назначьте сотрудника, который будет отвечать за учет КИ, утвердите внутренний регламент ежемесячных сверок и подключите товароучетную программу с интеграцией в «ЧЗ». Так вы исключите хаос в остатках.
FAQ
Какую «первичку» приложить, когда утилизируешь просрочку?
Подойдет любой внутренний документ, который принят в вашей компании: акт на списание, акт о порче, иной бухгалтерский бланк. Жестких требований к названию и форме нет — главное, чтобы бумага соответствовала вашей учетной политике.
Сколько времени дается магазину, чтобы убрать из системы товар с истекшим сроком?
Не более трех рабочих дней. Точка отсчета – день, когда срок годности истек, либо момент, когда вы обнаружили просрочку.
Покупатель получил товар даром по рекламной акции – как правильно убрать марку с баланса?
Первый путь – выбрать основание «Другое» и в комментарии написать, что продукция передана в рамках акционного предложения. Второй – провести позицию через ККТ с нулевой ценой. Госсистема сама зафиксирует выбытие.
Госсистема вернула документ с пометкой «Обработан с ошибками» – каков порядок действий?
Откройте документ и прочитайте замечания – там будет указано, что именно не так. Откорректировать уже подписанный файл нельзя, поэтому придется оформить новый, устранив все недочеты.
Накажут ли, если перепутать «Списание» и «Вывод из оборота»?
Определяется тем, что случилось с товаром на самом деле. Если вы действительно собираетесь перемаркировать продукцию – ошибки нет. А вот если товар уже уничтожен, а код висит в статусе «Ожидает перемаркировки», возникает нестыковка, и это чревато санкциями.
Компания заказала коды, но так и не наклеила их на продукцию — как их аннулировать?
Используйте инструмент «Списание», основание – «Иное». В описании кратко поясните ситуацию: например, «марки заказаны по ошибке» или «продукция не была поставлена».
Предприниматель закрывает ИП – обязательно ли гасить все оставшиеся КИ?
Да, это обязательная процедура. Оформите «Вывод из оборота» с причиной «Ликвидация предприятия» и включите туда все неиспользованные марки. Если этого не сделать, марки так и останутся числиться за недействующим ИНН.
Нужно ли дублировать списание маркированного товара в бухучете?
Операции в «ЧЗ» и бухгалтерские проводки – два независимых контура. Сняв марку в системе маркировки, вы должны параллельно отразить выбытие актива в своем учете.
Как удостовериться, что марка действительно выбыла и операция прошла успешно?
Загляните в карточку в разделе «Коды маркировки». Если все корректно, статус сменится на «Выбыл» или на «Списан»/«Ожидает перемаркировки» (если оформляли списание самого КИ). Прежний статус означает, что документ не прошел обработку.
С маркировкой чего помогает ваша компания?
Наши услуги охватывают любые категории, включая:
- молочка;
- обувная продукция;
- текстильные изделия;
- меховые изделия;
- парфюмерию (духи);
- строительные материалы;
- спортивное питание;
- автозапчасти;
- корма для животных;
- косметику;
- бытовую химию;
- игрушки;
- велосипеды;
- кондитерские изделия;
- бакалею;
- безалкогольные напитки;
- моторные масла.
Также поможем с медицинскими изделиями и упакованной водой. Свяжитесь с нами, и операторы ответят на самые часто задаваемые вопросы.
Какое оборудование понадобится?
Вам потребуются:
- 2D-сканер или терминалы сбора данных (ТСД) на Android – для сканирования Data Matrix и QR-кодов;
- принтеры этикеток – термотрансферный тип для промышленных объемов, прямой термический для небольших партий;
- весы с печатью этикеток – для продуктов питания;
- программируемые счетчики штучного товара – ускоряют инвентаризацию;
- кассовые терминалы с поддержкой фискальных чеков и тегом 1162.
Что такое «серая зона» и какие есть ограничения?
Статус «Серая зона» – особое состояние идентификатора для табака, когда марка нанесена, но еще не введена в полноценный оборот. Участнику оборота необходимо строго соблюдать правила маркировки, чтобы исключить проблемы.
С 1 декабря 2026 года все участники оборота должны перейти на ЭДО в поэкземплярном учете. Это значит, что в документах нужно указывать код каждой единицы товара в поставке.
