В этой статье:
Компании не всегда покупают маркированный товар для перепродажи. Нередко продукция используется для внутренних нужд, например, вода для офиса, молоко для кухни, спецодежда для сотрудников. Такой товар нужно своевременно вывести из оборота. Сделать это можно двумя способами – через УПД с признаком выбытия или отдельным документом в личном кабинете (ЛК) государственной системы «Честный знак» (оператор ГИС МТ). Срок в обоих случаях – три рабочих дня.
В статье подробнее разберем, кто обязан регистрироваться, как оформить вывод и какие ошибки чаще всего приводят к штрафам.
Кто такой участник оборота
Участниками оборота выступают компании и ИП, которые продают или поставляют маркированные товары. Сюда относятся производители, импортеры, оптовики, розница – все, кто участвует в цепочке движения товара от завода до прилавка.
Если организация покупает товар только для внутреннего потребления и не перепродает его, по общему правилу она не признается участником товарооборота. Регистрироваться в системе маркировки и самостоятельно выводить идентификаторы ей не нужно – обязанность переходит к поставщику.
Но есть исключение. Предприятия общественного питания – рестораны, кафе, столовые, санатории – признаются участниками оборота даже тогда, когда вода, молочная продукция или пиво используются «для себя». Им придется регистрироваться в «Честном знаке», принимать товар, выводить его из оборота и заниматься электронным документооборотом по установленным правилам.
Когда регистрация не нужна
Все определяет цель закупки. Если вода приобретается только для питья в офисе и не идет в приготовление блюд, регистрироваться в госсистеме не требуется. Есть промежуточный вариант: контрагент сам оформляет вывод из оборота, указав ИНН покупателя и причину «Использование для собственных нужд». В этом случае покупатель остается в стороне, а обязанность исполняет поставщик.
Важно закрепить цель покупки документально. Надежнее всего прописать в договоре поставки условие о том, что товар берется для целей, не связанных с дальнейшей перепродажей. Это защищает обе стороны от штрафов, лишних операций, ошибок в ГИС МТ.
Какие товарные группы подпадают под правила
Маркировка охватывает все больше товарных групп. Но молочная продукция и бутилированная вода – самые частые в общепите и офисах. При этом есть и другие виды:
- обувь;
- одежда;
- белье;
- косметика, духи и туалетная вода;
- бытовая химия;
- шины;
- моторные масла;
- игрушки;
- стройматериалы;
- корма для животных;
- медицинские изделия;
- спецодежда и СИЗ.
Для каждой группы действует свой набор правил. Где-то вывод из оборота оформляется объемно-сортовым способом – только GTIN и количество. Где-то требуется поэкземплярный вывод – перечисление конкретных кодов. Например, с 1 марта 2026 года для напитков введен поэкземплярный вывод, который применяется при розничной продаже и в иных случаях, установленных правилами. В декабре 2026 года аналогичное требование заработает для кормов и стройматериалов.
Если компания закупает товар из разных групп, важно проверять актуальные требования по каждой. Они меняются регулярно.
Как выводится из товарооборота
Вывести маркированный товар можно двумя путями: через УПД или через отдельный документ в ЛК госсистемы. Выбор определяется статусом покупателя в системе.
Если покупатель является участником оборота, удобнее первый вариант. Продавец формирует универсальный передаточный документ и отмечает в нем выбытие. В XML-документе для этого используется реквизит <СвВыбытияМАРК>. После того как обе стороны подписали УПД с использованием УКЭП, система автоматически фиксирует и переход права собственности, и вывод кодов.
Второй способ – сформировать в ЛК госсистемы или через интегрированную учетную систему отдельный документ о выводе из оборота. Причина – «Использование для собственных нужд». ИНН покупателя указывают, если товар передается другой организации. Если же компания использует товар сама, поле допустимо не заполнять или внести собственный ИНН.
Признаки выбытия в УПД
В универсальном передаточном документе предусмотрено два признака выбытия. Первый – «1» – использование для собственных нужд. Второй – «3» – использование в производственных целях.
Разница принципиальная. Собственные нужды – товар потребляется внутри компании, не становится частью нового продукта. Производственные цели – сырье уходит в переработку, например молоко в соус или вода в суп.
Выбор признака влияет на дальнейший учет. Ошибка в цифре приводит к расхождению данных в системе и вниманию проверяющих.
| Признак | Значение | Когда применяется |
| «1» | Собственные нужды | Изделие будет применено внутри компании |
| «3» | Для производства | Изделие станет частью нового продукта |
Пошаговый порядок действий
Если компания выводит товар самостоятельно, порядок действий такой.
- Войдите в ЛК, используя усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
- Откройте раздел «Документы» и нажмите «Создать документ».
- Выберите «Вывод из оборота».
- В качестве способа вывода из оборота выберите «Использование для собственных нужд».
- Заполните ИНН контрагента.
- Внесите обязательные реквизиты: организацию, номер и дату первичного документа.
- Внесите коды маркировки – можно вручную, отсканировать или загрузить файл.
- Нажмите кнопку «Обновить статусы кодов». Система удостоверится, что идентификаторы закреплены за вами и имеют статус «В обороте».
- Поставьте УКЭП и отправьте документ.
- Дождитесь статуса «Обработан успешно».
Одна из частых ошибок – марки внесены, но их статус не проверен. Тогда система вернет документ с ошибкой, а товар останется в обороте. Позже, при продаже через кассу, по этому коду придет уведомление о реализации, а когда таких идентификаторов накопится много, ими заинтересуются проверяющие. Поэтому лучше проверить сразу.
Сроки и ответственность
Сведения подаются в течение трех рабочих дней с того момента, как товар фактически начали использовать. Для ресторанов отсчет начинается с вскрытия упаковки. Для спецодежды – когда был выдан сотрудникам.
Нарушение сроков или отсутствие документа грозит административной ответственностью:
- должностные лица платят от 1 тыс. до 10 тыс. ₽;
- малые предприятия – от 25 тыс. до 50 тыс. ₽;
- средние и крупные юрлица – от 50 тыс. до 100 тыс. ₽.
А если в госсистему не передали сведения или товар оказался немаркированным, штраф для юрлиц доходит до 300 тыс. ₽.
Если покупатель не является участником оборота, но поставщик ошибочно передал сведения о реализации без вывода, обязанность переходит к покупателю. Тогда вывести товар нужно в те же три рабочих дня. Не самое приятное открытие, но исправимое.
Чем вывод отличается от списания
Эти операции часто путают, хотя основания разные:
- Вывод из оборота. Применяется, когда товар применили по прямому назначению, то есть для внутренних нужд компании. Код переходит из статуса «В обороте» в «Выбыл». ИНН покупателя при этом обязателен.
- Списание. Отдельный документ для утраты, уничтожения, истечения срока годности или брака. Для молочной продукции и воды списание не применяется, только вывод из оборота.
Документ-основание тоже отличается. Для вывода – накладная или акт приемки-передачи. Для списания – акт об уничтожении, документ о порче, протокол проверки.
| Критерий | Вывод из товарооборота | Списание |
| Основание для операции | Товар применили по назначению | Товар утрачен, уничтожен, брак |
| ИНН покупателя | Обязателен (при применении внутри компании допускается оставить пустым или вписать свой ИНН) | Не требуется |
| Молочка и вода | Операция применима | Операция не применима |
| Первичная документация | Накладная, акт приемки-передачи | Акт об уничтожении, протокол |
Особенности для общепита
Рестораны и кафе работают с маркированным товаром в двух режимах. Если продукт уходит в блюдо, оформляется вывод на производственные нужды по объемно-сортовому учету. В систему передаются лишь GTIN и число упаковок – сканировать каждую не требуется.
Если товар продается гостю в заводской упаковке, выбытие идет через кассу. Для разливного пива и напитков, подаваемых как часть услуги, предусмотрен тег 1191 в режиме HoReCa. Он позволяет передавать объем без считывания каждого идентификатора.
Пиво учитывается одновременно в ЕГАИС и «Честном знаке». Любая операция с ним – приемка, списание, продажа – должна одинаково корректно отражаться в обеих системах. Иначе возникает путаница, а с ней и вопросы.
Доставка через агрегатор
Если заказ доставки идет через Яндекс.Еду, Delivery Club или другой агрегатор, собственником продукции агрегатор не становится. Обязанность вывести товар из оборота сохраняется за предприятием общепита. В уведомлении о реализации нужно обязательно указать реквизит mode=horeca. В противном случае возможно двойное выбытие.
ТС ПИоТ
Для общепита установка модуля не обязательна, а добровольна. Если напиток продается в составе услуги – к блюду, – допустима льготная схема с тегом 1191 без считывания каждого Data Matrix и без модуля. Если товар реализуется на вынос в заводской упаковке, действует разрешительный режим и может потребоваться ТС ПИоТ (техническое средство получения информации о товаре).
Маркетплейсы и вывод из оборота
Селлеры на WB и Ozon регулярно сталкиваются с выводом из товарооборота. Изделие продается через кассу маркетплейса, и система фиксирует выбытие.
Но есть нюанс. Если товар возвращается покупателем, его нужно вернуть в оборот – хотя на практике это непросто. Если товар списывается по браку или утере, оформляется отдельный документ. Продавец должен регулярно проверять статусы кодов в личном кабинете «Честного знака» и сверять с данными маркетплейса.
Для продавцов на маркетплейсах важно настроить интеграцию между учетной системой и госсистемой, чтобы идентификаторы выбывали корректно и в срок.
Импортеры и ВЭД
Импортеры маркированных товаров обязаны регистрироваться в «Честном знаке» и наносить идентификаторы либо до ввоза продукции, либо на складе временного хранения на границе, либо после пересечения границы – все зависит от товарной группы. При импорте указывается код ТН ВЭД, проводится сертификация или декларирование соответствия.
Если импортер закупает товар для собственных нужд – например, оборудование или спецодежду для сотрудников – действуют те же правила вывода из оборота, что и для российских компаний.
Спецодежда и СИЗ
С 1 марта 2026 года введена маркировка спецодежды и средств индивидуальной защиты. Выбытие кодов из оборота оформляется в момент фактической выдачи СИЗ сотруднику (либо незамедлительно после нее). Если сотрудник увольняется и возвращает спецодежду, ее теоретически можно вернуть в оборот – через обращение в техподдержку ЦРПТ с обоснованием. Однако на практике это крайне сложно: идентификатор, получивший статус «Выбыл», восстановить почти невозможно. Поэтому чаще всего возвращенную спецодежду списывают по правилам, а не возвращают в оборот.
Изменения 2025–2026 годов
Маркировка меняется регулярно. Чтобы не пропустить важное, вот ключевые даты и что за ними стоит.
| Дата | Что меняется | Кого касается |
| 01.04.2025 | Отключен старый формат УПД. Документы формируются только по приказу № ЕД-7-26/970@ | Пользователи ЭДО Лайт |
| 01.10.2025 | Добавлена сверка КПП и адреса выбытия через ФИАС ID | Упакованная вода, духи и туалетная вода, обувь, шины, строительные материалы |
| 01.03.2026 | Введен поэкземплярный вывод: в документах указывают отдельные марки вместо GTIN и кол-ва | Напитки – пиво и безалкогольные |
| 01.03.2026 | Введена маркировка спецодежды и СИЗ | Производители, импортеры, компании, выдающие спецодежду |
| Декабрь 2026 | Вводится поэкземплярный вывод | Корма для животных, строительные материалы |
Если работаете с этими группами, проверьте настройки заранее. Иначе документ не пройдет, а товар останется в обороте.
Обязанности поставщика
Выше разобрали, что вывести товар может поставщик, если покупатель не является участником оборота. Но на практике часто возникает путаница. Закон не обязывает покупателя отдельно подтверждать, что товар берется для собственных нужд. Достаточно договора.
Однако если условие о цели покупки в договоре отсутствует, поставщик может по ошибке сообщить в ГИС МТ о реализации, не выведя товар из оборота. Тогда обязанность ляжет на покупателя – не позднее трех рабочих дней с даты списания.
Особенно это касается случаев, когда покупатель зарегистрирован в системе по другим товарным группам, использует ЭДО и имеет УКЭП. Формально он не участник оборота по этой поставке, но система видит его как активного пользователя. Возникает риск, что обязанность «повиснет» на нем.
Поэтому одно предложение в договоре – «товар приобретается для целей, не связанных с последующей реализацией» – снимает большинство вопросов. Это не требование закона, а практическая страховка.
Риски и ошибки
Чаще всего ошибки возникают из-за невнимательности. Кто-то забывает проверить статус кодов. Кто-то ошибается с ИНН. Кто-то путает причину вывода.
Отдельный риск – виртуальный склад. Проверять его стоит как минимум раз в неделю. Там могут накапливаться неотработанные коды. Скопление таких марок привлекает внимание проверяющих.
Еще один нюанс – защита от двойного списания. Если товар уже списан на собственные или производственные нужды, а затем поступает уведомление о розничной продаже посредством ККТ, оно рассматривается как корректирующий документ. Повторное выбытие в этом случае не фиксируется. Если покупатель по ошибке попадает в категорию «участник товарооборота», за неисполнение обязанности наступает ответственность.
Заключение
Вывод из товарооборота для собственных нужд – операция не сложная, но требует внимания. Главное – вовремя подать сведения, правильно указать, почему изделие выводится, и проверить статусы кодов. Тогда никаких штрафов и никаких вопросов со стороны контролирующих органов.
Если все еще остались вопросы, оставьте заявку на сайте. Специалист компании «Маркинерис» свяжется с вами в ближайшее время и поможет разобраться в конкретной ситуации.
С 1 декабря 2026 года все участники оборота должны перейти на ЭДО в поэкземплярном учете. Это значит, что в документах нужно указывать код каждой единицы товара в поставке.
