В этой статье:
Частичная приемка маркированной продукции – процедура, когда покупатель подтверждает получение лишь части товаров, заявленных в УПД. Ряд позиций не принимается по причинам недостачи, брака, повреждений, пересортицы или нечитаемых идентификаторов. Сложность в том, что в ГИС МТ любой код закреплен за определенным участником оборота. Если покупатель подтвердит УПД без корректировки, на него перейдут все коды – в том числе те, что физически не поступили.
В статье подробно разберем алгоритм действий, который позволит понять суть процедуры, провести ее правильно и избежать штрафов.
Что считается частичной приемкой
Под частичной приемкой понимают ситуацию, когда подтверждается получение лишь части продукции, перечисленной в товаросопроводительных документах. Ряд позиций не принимается, и причины могут быть разными – от повреждения при перевозке до ошибок поставщика.
Чаще всего основанием для отклонения становится недостача – по факту поступило меньше, чем заявлено в накладной. Вторая распространенная причина – брак или повреждения упаковки, при которых товар нельзя реализовать. Третья – пересортица, когда поставщик отгрузил не тот артикул, размер или цвет. Отдельно выделяют нечитаемые марки и коды со статусом «выбыл». И те, и другие невозможно корректно принять и дальше использовать в обороте.
Особенность маркированного товара в том, что каждая единица имеет уникальный идентификатор, привязанный к владельцу в системе «Честный знак». Пока документы не подписаны, идентификационные знаки остаются на балансе отправителя. С момента подтверждения УПД ответственность переходит покупателю – вместе с кодами, даже если физически товар не получен.
Почему нельзя подписать УПД целиком
Самый частый промах – подписать исходный УПД целиком, рассчитывая разобраться с расхождениями позже. Такой подход создает сразу несколько проблем.
Во-первых, все идентификаторы, включая непринятые, переходят на баланс покупателя. Чтобы потом передать их обратно отправителю, потребуется проводить возвратную сделку, а это более долгая и трудоемкая процедура, чем своевременная корректировка.
Во-вторых, возникает риск штрафов. Если покупатель принял продукцию с ошибочными идентификаторами и начал ее продавать, ответственность ложится именно на него. Проверка в системе «Честный знак» показывает расхождение баланса, и это фиксируется как нарушение.
В-третьих, страдает товароучет. Фактически отсутствующие позиции искажают остатки, из-за чего сложно корректно планировать закупки и продажи. Поэтому важно правильно оформить расхождение сразу при приемке, не откладывая на потом.
Инструменты для оформления расхождений
Для корректировки данных существует несколько документов, и важно не путать их между собой. Каждый инструмент решает свою задачу:
- Универсальный корректировочный документ формирует поставщик после того, как обе стороны согласились с расхождениями. В нем фиксируется снижение объема, и исключаются коды непринятых позиций. Если контрагент возражает, спор решается через переговоры или претензионный порядок. Для сложных случаев стоит запросить заключение специалиста.
- УПД(и) нужен для устранения технических ошибок продавца. Например, если в документе указан неверный ИНН или допущена неточность в названии. Такой документ не меняет фактическое количество, а только исправляет данные.
- Возвратную сделку используют, когда УПД уже подписан и товар формально принят. Покупатель формирует возвратный УПД с указанием идентификаторов, чтобы они снова числились за поставщиком. Этот вариант трудоемок и продолжителен, поэтому лучше не доводить до него.
Сводная таблица
| Документ | Когда применяется | Что меняет |
| УКД (корректировочный документ) | Контрагент признал претензии | Фиксируется снижение объема, стоимости, исключаются конкретные коды |
| УПД(и) (исправленный УПД) | Техническая ошибка продавца в исходном УПД | Исправляет ИНН, наименование, неточность в идентификаторе |
| Возвратная сделка | УПД уже подписан, товар принят | Возвращает коды поставщику |
Пошаговый алгоритм действий
Чтобы корректно оформить частичную приемку и не получить штраф, нужно последовательно выполнить несколько шагов:
- Остановить приемку. Как только обнаружена недостача, брак или расхождение по кодам, приемку нужно приостановить. Не подписывайте документы до завершения проверки.
- Сформировать комиссию. В состав комиссии должно входить не менее двух человек. Оформление расхождения в одиночку недопустимо – это снижает доказательную силу документа.
- Отсканировать все идентификаторы. Считывайте все коды маркировки в процессе разгрузки, сохраняйте логи сканирования. Это подтверждение того, какие именно идентификаторы фактически поступили.
- Сопоставить считанные данные с документом. Проверьте, совпадают ли данные, закреплены ли идентификаторы за отправителем и имеют ли они отметку «В обороте». Любое расхождение в структуре кода – основание не принимать позицию. Если данные не совпадают, оформляйте расхождение.
- Составить документ о выявленных несоответствиях. В нем перечислите отклоненные идентификаторы, а не ограничивайтесь указанием количества. Это ключевое правило: обязательно фиксируйте точные марки, иначе товар потом сложно вернуть. Используйте форму, принятую в вашей учетной политике.
- Оставить документ без подписи в системе. Не подписывайте УПД до получения корректировки. Если подписать исходный УПД, коды перейдут на ваш баланс.
- Зафиксировать доказательства. Сделайте фото повреждений, видео приемки, получите подпись перевозчика под вашей отметкой. Видеонаблюдение на разгрузке и фотофиксация помогут урегулировать спор, если поставщик не согласен.
- Уведомить поставщика. Направьте письмо о расхождениях незамедлительно. По договору и по общему правилу поставщика нужно уведомить сразу после обнаружения несоответствия.
- Дождаться УКД. Поставщик может сформировать универсальный корректировочный документ. После его получения проверьте, что исключены именно те коды, которые вы не приняли.
- Проверить результат в госсистеме. После закрытия документооборота убедитесь, что идентификаторы принятых позиций закрепились за вами, а непринятые сохранились за отправителем.
Такой алгоритм помогает закрыть вопрос в рамках закона и не создавать себе лишних обязательств.
Сроки, которые важно соблюдать
Время играет важную роль при работе с расхождениями. Чем дольше тянется оформление, тем выше риск, что продукция придет в негодность или документы уйдут в просрочку.
| Этап | Рекомендованный срок | Критический срок |
| Проверка при разгрузке и считывание кодов | При поступлении | Пока не подписаны бумаги от перевозчика |
| Формирование несоответствия в системе | Один-два рабочих дня | Не более пяти рабочих дней |
| Ответ поставщика с УКД | Три-пять рабочих дней | Не более 30 дней согласно договору |
| Проверка в системе | Немедленно по завершении документооборота | Перед стартом реализации |
| Согласование УПД | Три рабочих дня | С момента поступления продукции |
| Передача сведений в систему | Три рабочих дня | – |
| Информирование контрагента о несоответствиях | Незамедлительно | – |
| Хранение документов | 5 лет | – |
Для продукции с коротким сроком хранения сроки жестче. Молочная продукция требует ускоренного документооборота – 24–48 часов на каждый этап. Иначе продукция придет в негодность до завершения оформления.
Штрафы и автоматическая фиксация
Нарушения при работе с маркированным товаром наказываются по статьям 15.12 и 15.12.1 Кодекса. Размер штрафа зависит от характера нарушения и статуса участника оборота.
Если сведения не были направлены в систему при приемке, нарушены сроки или обнаружено расхождение баланса, должностные лица платят от 1 тыс. до 10 тыс. ₽, юридические лица – от 50 тыс. до 100 тыс. ₽.
Если продается продукция, закрепленная за иным правообладателем, а также при складировании и реализации товара без маркировки, штраф выше: для должностных лиц и ИП – от 5 тыс. до 10 тыс. ₽, для юрлиц – от 50 тыс. до 300 тыс. ₽. Возможна конфискация продукции.
С первого марта 2026 года госсистема самостоятельно выявляет нарушения и готовит документы для санкций. Это значит, что рассчитывать на «разберемся потом» больше не получится: расхождения будут видны сразу.
Специфика по товарным группам
Разные категории товаров имеют свои особенности приемки. Это связано со сроками годности, хрупкостью упаковки и требованиями регулятора.
| Товарная группа | Ключевая особенность |
| Молочная продукция | Срок годности имеет ключевое значение, нужен ускоренный документооборот 24–48 часов |
| Обувь | Часто путают размеры и оттенки, важно сверять GTIN |
| Одежда | Широкий ассортимент повышает риск ошибок, желательно применять ТСД |
| Лекарства | Строгие нормативы со стороны контролирующих органов, несоответствия отражаются в МДЛП |
| Табак | Частая причина расхождений – деформация мягкой тары |
| Парфюмерия | Хрупкий товар, нужна проверка целостности |
Понимание специфики помогает заранее подготовить нужное оборудование и настроить процессы.
Работа с маркетплейсами
При продаже через маркетплейсы приемка имеет свои особенности. При схеме FBS приемка идет на собственном складе продавца, при FBO – согласно правилам торговой платформы.
В обоих случаях непременно сопоставляйте сведения с информацией ГИС МТ. Нельзя полагаться только на интерфейс личного кабинета площадки: расхождения могут возникать на уровне передачи данных.
Если товар принят, но коды некорректно распределены, выявить подобное удается лишь в момент реализации или контроля. Поэтому контроль по окончании оформления бумаг – обязательный этап, а не формальность.
Типичные ошибки
Большинство проблем возникает из-за повторяющихся ошибок:
- Подписание УПД целиком с расчетом «разобраться потом». В итоге коды переходят покупателю, и вернуть их сложно.
- Отсутствие сканирования при приемке. Без логов невозможно доказать, какие идентификаторы фактически поступили.
- Медлительность при оформлении несоответствия. Просрочка документов ведет к штрафам.
- Указание расхождения только по количеству, без конкретных кодов. Это делает возврат непринятого товара почти невозможным.
- Отсутствие проверки результата в системе после закрытия документов.
- Стремление применить корректировочный документ для возврата. Корректировочный документ меняет данные, но не служит основанием для возвратной сделки.
- Оформление расхождения в одиночку. Комиссия должна состоять минимум из двух человек.
- Нет подтверждения дефектов в присутствии перевозчика. Без фото и подписи доказать повреждение сложно.
Как избежать проблем
Главное правило – не подписывать документы, пока не убедились, что идентификаторы правильно закреплены и соответствуют реально поступившей продукции. Это занимает время, но избавляет от долгих разбирательств.
Второе правило – обязательно фиксируйте точные коды непринятых позиций. Не ограничивайтесь количеством: в акте и в ЭДО должны быть перечислены именно те идентификаторы, которые не принимаются.
Третье правило – фиксируйте все доказательства. Логи сканирования, фото, видео, подпись водителя – это то, что поможет урегулировать спор, при возражениях контрагента по несоответствиям.
Четвертое правило – договаривайтесь с контрагентами о сокращенных сроках оформления заранее. Особенно это касается скоропортящихся товаров, где счет идет на часы.
Пятое правило – проверяйте результат в интерфейсе госсистемы «Честный знак» после закрытия документов. Только так можно убедиться, что идентификаторы принятых позиций закрепились за вами, а непринятые сохранились за отправителем.
Что делать в случае разногласий с контрагентом
Поставщики не всегда соглашаются с расхождениями. В таком случае важно действовать последовательно и опираться на документы. Для начала направьте письменное уведомление с перечнем непринятых кодов и приложением акта. Укажите номер и дату документа, приложите фото и логи сканирования.
При возражениях контрагента можно предложить несколько вариантов:
- вернуть непринятый товар;
- потребовать перемаркировку, если марка числится на балансе поставщика;
- согласовать замену продукции.
По оценкам участников рынка, в
90–95% случаев вопросы удается закрыть путем переговоров. Если договориться не получилось, спор решается через претензионный порядок, а затем в арбитражном суде.
Заключение
Частичная приемка – рядовая ситуация: расхождения между УПД и фактическим товаром встречаются примерно в 15% поставок. Главное правило – не подписывать документы до проверки и корректировки, иначе лишние идентификаторы перейдут на ваш баланс. УКД помогает отразить уменьшение количества и исключить конкретные коды, а возвратная сделка – более сложный путь после подписания. Соблюдение сроков, фиксация доказательств и проверка результата в системе после закрытия документооборота позволяют урегулировать спор без суда и гарантируют корректное распределение кодов.
Вопросы и ответы
Чем УКД отличается от УПД(и)?
УКД (корректировочный документ) изменяет сведения первоначального документа: отражается уменьшение количества товара, стоимости, исключение кодов. Его формирует поставщик после согласия с расхождениями. УПД(и) – исправленный УПД, который нужен для устранения технических ошибок продавца: неверного ИНН, неточности в названии, неточности в идентификаторе. УКД меняет суть сделки, УПД(и) – только исправляет неточности.
Что значит статус «выбыл» у кода маркировки?
Статус «выбыл» означает, что код уже выведен из оборота. Код может быть выведен из оборота по разным причинам. Принять такой товар нельзя: он не закреплен за отправителем как доступный для продажи. Если при сканировании обнаружился код, имеющий отметку «выбыл», позиция отклоняется, а расхождение оформляется в общем порядке.
Можно ли принимать товар, если коды нечитаемые?
Нечитаемый код является основанием не принимать позицию. Продукт без читаемого идентификатора нельзя корректно включить в оборот и затем реализовать. При приемке такие единицы откладывают, фиксируют в акте и указывают, какие коды не принимаются. Поставщик может заменить товар или провести перемаркировку, если это применимо.
Что такое ЭДО и почему все действия идут через него?
ЭДО – электронный документооборот. Через него участники оборота обмениваются УПД, УКД и другими документами в электронном виде. Использование ЭДО настоятельно рекомендуется для маркированного товара, потому что именно так данные попадают в госсистему. Бумажный документ не передает сведения автоматически, поэтому подписание только на бумаге не закрывает обязательства перед системой.
Влияет ли роуминг между операторами ЭДО на передачу расхождений?
Роуминг – это обмен документами между разными операторами ЭДО. Если поставщик и покупатель работают через разных операторов, детали расхождений могут передаваться не полностью или с задержкой. Это нужно проверять заранее: уточните у своего оператора, как настроена передача корректировок, и при необходимости продублируйте данные вручную.
Нужны ли ТОРГ-2 или ТОРГ-3 при частичной приемке?
ТОРГ-2 и ТОРГ-3 – унифицированные формы акта о расхождениях: первая для российских товаров, вторая для импортной продукции. С 2013-го они не обязательны, но по-прежнему широко применяются. Использовать их можно, если это удобно и закреплено во внутренних правилах компании. Главное – выбрать подходящую форму акта, чтобы в ней были перечислены точные идентификаторы, а не только количество.
Что будет, если принять товар с чужими кодами?
Если код закреплен за другим участником, принять такие позиции нельзя: они не перейдут на ваш баланс корректно. Если ошибка обнаружена после подписания, потребуется обратная реализация, чтобы вернуть коды поставщику и закрыть расхождение. Чтобы избежать этого, проверяйте собственника кодов при сканировании – система показывает, за кем закреплен идентификатор.
Что делать, если после подписания документов обнаружилось, что фиксируется снижение не по всем позициям?
Потребуется корректировка: обратная реализация или новый корректировочный документ. Чем раньше обнаружена ошибка, тем проще ее исправить. Поэтому проверка результата в системе после закрытия документооборота – обязательный этап.
Что такое ГИС МТ и как она связана с «Честным знаком»?
ГИС МТ – государственная информационная система мониторинга за оборотом товаров. «Честный знак» – это ее пользовательская оболочка, то есть тот интерфейс, через который участники оборота работают с системой. Когда говорят о передаче сведений в систему, речь идет именно о ГИС МТ. Все действия с идентификаторами – включение в оборот, приемка, продажа, возврат – отражаются в этой системе.
Что такое DataMatrix и чем он отличается от обычного штрихкода?
DataMatrix – это двумерный код маркировки, который наносится на упаковку товара. В отличие от обычного линейного штрихкода, он хранит больше данных: код товара, серийный номер, срок годности и другую информацию. Именно DataMatrix сканируют при приемке, чтобы сверить фактически полученные позиции с УПД. Обычный штрихкод идентифицирует только вид товара, а DataMatrix – конкретную единицу. Можно использовать оба кода параллельно, но для системы цифровой прослеживаемости значение имеет именно DataMatrix.
Зачем нужен ТСД и можно ли обойтись смартфоном?
ТСД – устройство для считывания кодов. Его главное преимущество в скорости и удобстве: оператор сканирует десятки единиц за минуты, а данные сразу попадают в учетную систему. Смартфон с приложением тоже справляется, но медленнее, и при больших объемах это критично. Для широкого ассортимента одежды или обуви ТСД заметно снижает риск ошибок.
С 1 декабря 2026 года все участники оборота должны перейти на ЭДО в поэкземплярном учете. Это значит, что в документах нужно указывать код каждой единицы товара в поставке.
