В этой статье:
С лета 2026-го в оптовых поставках косметики и бытовой химии действует упрощенный формат: в электронной накладной указывают только глобальный код позиции и число упаковок, не расписывая марки поштучно. Розница, в свою очередь, обязана сканировать марки на кассе и передавать информацию о продажах в систему «Честный знак». ЭДО между участниками рынка становится обязательным. Режим ОСУ продлится до конца июня 2030 года, после чего сменится поэкземплярным учетом.
В статье ниже рассмотрим основные моменты, связанные с ОСУ, разберем важные нововведения и расскажем, что нужно делать, чтобы не нарваться на серьезные санкции.
Определение и назначение
Объемно-сортовой учет – упрощенный формат передачи данных о движении маркированной продукции. Вместо того чтобы фиксировать каждый идентификационный код с упаковки, участник оборота вносит в УПД два параметра: код товара (GTIN) и количество отгружаемых единиц. Система маркировки видит, сколько продукции определенного наименования перешло от поставщика к покупателю, но не отслеживает путь конкретного флакона или упаковки.
Такой подход снижает нагрузку на учетные системы организации и позволяет постепенно адаптировать процессы к полной прослеживаемости. При этом сам товар по-прежнему обязан быть промаркирован: Data Matrix наносится на каждую единицу, а ОСУ регулирует только то, какие сведения попадают в электронные документы при передаче между юрлицами.
Что изменилось 1 июля 2026 года
Весь процесс регулируется несколькими документами: базовое постановление кабмина, решения ЕЭК и отдельные поправки. Вместе они определяют сроки, состав товаров и случаи, когда маркировка не нужна. Начиная с 1 июля 2026 года, бизнес обязан соблюдать три новых правила одновременно:
- Розничная продажа маркированной косметики и бытовой химии теперь фиксируется через онлайн-кассу со сканированием Data Matrix каждой единицы.
- Отгрузка и приемка между юрлицами идут только через ЭДО: бумажные накладные больше не применяются.
- В УПД начал действовать объемно-сортовой учет.
Этап регистрирования в госсистеме и нанесения идентификационных знаков производители и импортеры прошли раньше – к июлю 2026 года эти процессы у них уже были отлажены. Сейчас же к процессу подключился весь остальной оборот: оптовые компании, дистрибьюторы, розничные сети, маркетплейсы, а также салоны красоты и косметологические центры, использующие профессиональную косметику при оказании услуг.
Чем ОСУ отличается от поэкземплярного учета
Принципиальная разница между двумя режимами – в степени детализации данных, которые попадают в электронные документы.
| Параметр | ОСУ (до 30 июня 2030) | ПЭУ (с 1 июля 2030) |
| Что указывается в УПД | GTIN и количество единиц | Индивидуальные марки для каждой единицы |
| Сканирование при отгрузке | Не требуется | Обязательно для каждой упаковки |
| Прослеживаемость | По коду товара и объему партии | По каждой конкретной единице |
| Нагрузка на учетку | Минимальная | Высокая |
В режиме ОСУ не обязательно сканировать каждый флакон в ходе отгрузки. Хватит знать GTIN товара и кол-во единиц в партии. Именно поэтому государство установило такой формат как переходный – он дает бизнесу время подготовиться к полной прослеживаемости без резкого роста затрат на оборудование и доработку учетных систем.
ОСУ на кассе: почему розница работает иначе
Важный нюанс, который часто путают: объемно-сортовой учет касается только документооборота между юрлицами. На кассе выбытие всегда поэкземплярное, то есть сканируют каждую марку, и именно они уходят в госсистему как подтверждение розничной продажи.
С 1 апреля 2027 года для косметики и бытовой химии вводится разрешительный режим. Касса будет проверять статус марки перед пробитием чека: если идентификатор уже выбыл из оборота или данные по нему некорректны, продажа заблокируется. До этой даты касса передает сведения о продаже, но не блокирует операцию при проблемах с кодом. Это временное послабление, и готовить кассовое оборудование к полному циклу проверки стоит заранее.
Календарь перехода
Переход на полную прослеживаемость растянут на несколько лет, и у разных категорий товаров собственный график.
| Дата | Что вступает в силу |
| 1 июля 2026 | Запуск объемно-сортового формата, обязательный переход на электронные УПД, фиксация розничных продаж через кассовую технику |
| 1 сентября 2026 | Постановка на учет в госсистеме расширенного списка хозяйственных и санитарно-гигиенических позиций |
| 1 октября 2026 | Обязательное маркирование и первичный ввод в обращение туалетной бумаги, салфеток и бумажных полотенец |
| 1 ноября 2026 | Распространение нанесения идентификаторов на оставшиеся хозтовары, зубную пасту, туалетные и маникюрные принадлежности |
| 1 февраля 2027 | Включение бритв и лезвий в режим ОСУ (срок сдвинут постановлением №656) |
| 1 апреля 2027 | Запуск разрешительного механизма на кассах для косметической продукции и бытовой химии |
| 1 ноября 2027 | Обязательная передача данных о движении и списании хозяйственных товаров |
| 30 июня 2030 | Завершение действия ОСУ для косметики и средств бытовой химии |
| 1 июля 2030 | Переход на поштучную прослеживаемость для продукции, выпущенной начиная с этой даты |
Товары, выпущенные до 1 июля 2030 года, продолжают оборачиваться в объемно-сортовом формате и после перехода на ПЭУ – до полного выбытия из оборота. Это значит, что дополнительной работы с остатками, закупленными в переходный период, не потребуется.
Какие товары подпадают под ОСУ
Под режим объемно-сортового учета подпадает продукция, включенная в обязательную маркировку косметики и бытовой химии. Основные категории:
- духи и все, что принято относить к декоративной линейке;
- ежедневный уход за лицом, телом и волосами;
- бытовая химия – гели, порошки, составы для стирки;
- средства для мытья и обеззараживания поверхностей;
- бритвенные принадлежности и сменные лезвия – учет с 1 февраля 2027 года;
- санитарно-гигиенические мелочи – губки, салфетки, диски и схожие позиции;
- уход за полостью рта – щетки, пасты, ополаскиватели.
Принадлежность конкретной позиции к перечню обязательной прослеживаемости определяется по классификационным реквизитам: коду товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности или общероссийскому классификатору продукции. Для этого на портале госсистемы предусмотрен инструмент сверки. Состав маркируемой продукции определяется нормативными актами, и перед запуском новой позиции стоит сверяться с актуальными перечнями.
Исключения
Правила предусматривают ряд случаев, когда маркировка не требуется. Без марок продаются:
- пробники и демонстрационные экземпляры, которые не поступают в открытую продажу;
- средства в таре до пяти миллилитров или весом не более пяти грамм, за исключением некоторых позиций декоративной косметики и продуктов для губ и век;
- косметические карандаши тоньше десяти миллиметров, поставляемые без наружной коробки;
- продукцию, которую фасуют прямо в торговом зале на глазах у покупателя;
- партии, отгружаемые по закрытым контрактам для госструктур;
- средства и прочие принадлежности, которые могут храниться не больше одного месяца;
- медизделия, зарегистрированные в Росздравнадзоре.
Кроме того, остатки продукции, произведенной или ввезенной до старта обязательной маркировки своей категории, можно продавать без кодов до окончания срока годности. Маркировка остатков не предусмотрена – идентификация требуется только для новых партий, выпущенных после установленной даты.
Как работает ЭДО в режиме ОСУ
С 1 июля 2026 года любые перемещения маркированной косметики и бытовой химии между хозяйствующими субъектами оформляются только в цифровом виде. Алгоритм выглядит следующим образом:
- Отправитель создает электронную накладную в своей учетной программе и заверяет ее квалифицированной подписью.
- В документе по каждой позиции прописывается глобальный идентификатор товара и число отгружаемых штук. Перечислять марки с каждой отдельной упаковки не требуется.
- Сведения в госсистему поступают автоматически через оператора документооборота.
- Получатель при приемке сопоставляет наименования и объемы из накладной с фактическим поступлением, после чего завизирует документ со своей стороны.
- Товар считается перешедшим к покупателю после того, как обе стороны поставили подписи. На эту процедуру дается до трех рабочих дней.
Если товар выбывает не через продажу (брак, истек срок годности, недостача, собственные нужды), это фиксируется через ЛК маркировки или API. Правила позволяют свести позиции в один УПД, даже если часть товаров учитывается по кодам (ОСУ), а часть – поштучно, что удобно при мультитоварном обороте.
Что понадобится для соответствия требованиям
Что нужно сделать, чтобы работать с маркируемой продукцией:
- Учетная запись в госсистеме. Организация обязана зарегистрироваться по направлениям «косметика», «бытовая химия», «личная гигиена». По мере распространения маркировки на новые позиции открывается и доступ к соответствующим разделам.
- Подключение к оператору ЭДО. Необходимо обеспечить обмен документами с основными партнерами и оформить электронные подписи для персонала, который занимается отгрузкой и приемкой. Небольшие компании могут воспользоваться бесплатным сервисом «ЭДО Лайт», встроенным прямо в контур маркировки и закрывающий базовые задачи по работе с накладными.
- Кассовая техника. Аппарат должен уметь прописывать в чеке реквизиты марки, отправлять данные фискальному оператору и в госсистему, а начиная с апреля 2027 года – сверяться с реестром и не пропускать продажу при проблемном идентификаторе.
- Считывающее оборудование. Линейные сканеры не подходят: они не распознают двумерный код. Для торгового зала нужны встроенные стационарные устройства, для зоны приемки и склада – переносные сканеры.
- Учетное ПО. Программа товарного учета должна быть адаптирована под новые реалии: уметь готовить накладные с количественным форматом, помогать при сверке складских данных и обмениваться информацией с системой документооборота.
Особенности работы маркетплейсов и салонов
На торговых площадках все определяется форматом сотрудничества. Когда товар лежит на складе самой платформы, и она же отправляет его покупателю (модель FBO), обязанности розничного звена ложатся на маркетплейс: именно он сообщает в госсистему о состоявшейся продаже. Если же селлер хранит продукцию у себя и самостоятельно передает ее в доставку после оформления заказа (модель FBS), то и за выбытие товара из оборота отвечает он сам – сделать это можно через кассовый узел или учетную запись в госсистеме.
Отдельные условия предусмотрены для бьюти-индустрии: салоны, косметологические кабинеты и спа-центры. Если профессиональная косметика расходуется только внутри процедур и не предлагается посетителям как товар, вставать на учет в госсистеме не нужно – списание таких позиций оформляет поставщик. Но как только заведение начинает продавать средства клиентам, оно приравнивается к обычному участнику оборота: обязано принимать поставки по электронным накладным и пробивать каждую продажу на кассе.
Санкции
Госсистема сама фиксирует нарушения и готовит материалы для штрафов, без участия проверяющих.
| Нарушение | Юрлица | ИП и должностные лица |
| Продажа без марки | 50–300 тыс. ₽ + изъятие продукции | 5–10 тыс. ₽ + изъятие продукции |
| Передача без ЭДО или ненадлежащая передача сведений | 50–100 тыс. ₽ | 1–10 тыс. ₽ |
На практике режим ОСУ таит в себе специфическую угрозу – системное расхождение данных. При ошибке в настройке ЭДО или кассового ПО несоответствия между учетом и фактическим наличием товара постепенно накапливаются и неизбежно выявляются в ходе контрольных мероприятий. Поэтому лучше настроить взаимодействие с системой заранее, чем в авральном режиме искать аргументы для объяснения образовавшихся дыр.
Итог
ОСУ для косметики и бытовой химии действует до 30 июня 2030 года. В УПД достаточно указывать GTIN и количество. Но касса уже работает поэкземплярно, ЭДО обязателен с 1 июля 2026 года, а с 1 апреля 2027 года включается разрешительный режим. Лучше настроить процессы сейчас, чем исправлять расхождения потом.
Материал носит информационный характер. Требования могут меняться – сверяйтесь с актуальными нормативными актами.
Вопросы и ответы
Что делать с товаром, если при перевозке часть упаковок повредилась, и марки теперь не читаются?
Продавать продукты с нечитаемой маркой нельзя. Если упаковка повреждена, но сам продукт цел, можно переупаковать его и нанести новую марку, предварительно выведя старую из оборота по причине порчи упаковки. Если поврежден сам товар – оформляется списание. Главное, чтобы в госсистеме не осталось «зависших» идентификаторов, которые числятся в обороте, но физически не могут быть проданы.
Кто несет ответственность, если поставщик передал неверный GTIN в УПД?
При расхождении товарного идентификатора в документе и фактически поступившей продукции принимать такую партию не следует до исправления УПД. Если покупатель подписывает документ с ошибочным GTIN, он фиксирует в госсистеме недостоверные данные о своих остатках – и разбираться с последствиями придется уже ему. Ответственность ложится на ту сторону, которая приняла товар без сверки.
Как быть, если часть косметики продается в розницу, а часть используется для собственных нужд?
Для каждого сценария свой порядок. Розничная реализация оформляется через кассу со сканированием идентификационного знака. Использование для собственных нужд организации – это вывод из оборота по отдельному основанию, который оформляется через личный кабинет или учетную программу. Важно не смешивать эти потоки, иначе в госсистеме возникнут расхождения.
Можно ли временно отключить разрешительный режим, чтобы не тормозить кассу?
Нет, с весны будущего года режим станет обязателен для розничных точек. Отключить его на уровне кассового ПО не получится – это требование не оператора ЭДО, а госсистемы. Стоит заблаговременно проверить, как быстро касса отзывается и насколько устойчив канал связи, чтобы в самый загруженный момент не зависнуть на кассе.
Что будет, если касса временно осталась без интернета?
Кассовое оборудование обязано передавать данные о продажах через ОФД. При отсутствии связи чеки формируются офлайн и автоматически отправляются после восстановления интернета. Такой режим допустим не более 30 дней, иначе фискальный накопитель блокируется. Для отдаленных местностей закон допускает полноценный офлайн-режим без ОФД. Для маркированных товаров даже при сбое интернета требуется проверка марок через локальный модуль «ЧЗ». Рекомендуется заранее уточнить условия автономной работы у вашего ОФД, а при длительных сбоях ограничить продажи товаров.
Как проверить легальность товара через госсистему?
Любой покупатель может скачать мобильное приложение и просканировать марку. Приложение покажет статус средства: не просрочен ли, разрешен ли к продаже.
Может ли самозанятый продавать средства, подпадающие под маркировку?
Нет, по закону самозанятые не могут производить или продавать продукты, подлежащие обязательному маркированию. Для этого нужно регистрироваться как ИП или юрлицо.
Как правильно оформлять подарочные наборы из маркированных товаров?
При упаковке подарочного набора из промаркированных средств на него оформляется отдельный идентификатор. Внутренние марки каждой единицы остаются внутри набора и не выводятся по отдельности – госсистема списывает весь набор целиком.
С 1 декабря 2026 года все участники оборота должны перейти на ЭДО в поэкземплярном учете. Это значит, что в документах нужно указывать код каждой единицы товара в поставке.
