В этой статье:
Поэкземплярный учет (ПЭУ) – режим цифровой прослеживаемости, при котором каждая произведенная или ввезенная единица получает собственный идентификатор. Система фиксирует весь путь, который проходит экземпляр: завод, оптовая база, розничная точка, покупатель. Подмена на одном из этапов становится невозможной, потому что сверка идет не по количеству, а по конкретным идентификационным знакам.
В этой статье разберем, как устроен учет в «Честном знаке» на всех этапах движения продукции, и что необходимо проверить и сделать бизнесу, чтобы переход прошел без потерь.
Чем отличается поэкземплярный учет от объемно-сортового
Чтобы понять логику поштучного формата, стоит разобраться с сортовым учетом. Он появился как переходный этап: обязательная маркировка запускалась постепенно, и на первых порах было достаточно сообщать код товара GTIN и количество отгруженных позиций.
Такой подход давал общую картину движения, но не позволял отследить судьбу конкретного экземпляра. Система видела, что из партии в 5000 бутылок оптовой компании уехали 800, однако не понимала, какие именно.
Поштучная схема снимает этот вопрос. Каждый идентификатор уникален, закреплен за конкретным производителем и конкретной товарной позицией. Перепродать его, продублировать или выдать за свой не получится: база мгновенно проверяет принадлежность и статус.
В каких категориях действует поштучный формат
Часть категорий перешла на поэкземплярную прослеживаемость одновременно со стартом обязательной идентификации – это обувь, табак, лекарства, парфюмерия, шины, фотоаппараты. Здесь бизнес изначально работал с индивидуальными кодами Data Matrix, и для этих групп ничего не меняется.
Расширение списка началось с 2025 года и шло волнами. На сегодня перечень включает следующие товарные позиции:
- упакованная вода;
- пиво в кегах;
- отдельные позиции легкой промышленности;
- велосипеды;
- пиво в потребительской таре и биологически активные добавки (сентябрь 2025 года);
- антисептики;
- медицинские изделия;
- технические средства реабилитации;
- ветеринарные препараты.
2026 год продолжает тенденцию. Поштучный контроль распространяется на безалкогольные напитки, моторные масла и антифризы, икру, растительные масла, строительные материалы, корма для животных, радиоэлектронику. С 1 февраля 2027 года планируется перевести на ПЭУ игрушки.
Отдельная ситуация с молочной продукцией. Для позиций со сроком годности до 40 дней сохраняется объемно-сортовой учет. Для продукции с более длительным сроком хранения выбран партионный учет – он стартует ориентировочно 1 ноября 2026 года. При партионном формате в УПД указываются GTIN, номер партии и количество. Индивидуальные коды не передаются. Партионный формат рассматривается как промежуточный для молочной продукции и некоторых других отдельных категорий.
Что меняется в электронном документообороте
Универсальный передаточный документ – основной канал обмена данными при передаче продукции между контрагентами. При сортовом формате документ содержал два ключевых реквизита, которых хватало для базовой сверки:
- международный код товара;
- число позиций.
Поштучный формат требует иного наполнения. К УПД прикладывается перечень идентификаторов, где каждый код соответствует конкретному изделию, попавшему в отгрузку. Документ без такого списка не пройдет проверку: система его не примет, и продукция юридически останется на балансе отправителя.
Наполнять УПД можно несколькими путями. Первый – сканирование каждого идентификатора с упаковки. Второй – считывание агрегированного кода транспортной тары. Третий – импорт перечня из файла. Четвертый – ручной ввод, который оправдан только при единичных операциях.
Что происходит на складе отправителя
Подготовка к отгрузке при поштучном режиме учета требует больше внимания. Если раньше кладовщик брал нужное количество упаковок, отмечал в накладной и отдавал их водителю, то теперь он дополнительно должен убедиться, что каждое изделие, положенное в короб, соответствует документу. Это меняет саму логику сборки заказа.
Недостаточно положить в машину десять упаковок, например, антисептика. Нужно, чтобы в каждой из них лежали именно те флаконы, идентификаторы которых уже внесены в УПД для конкретной торговой точки. Ошибка на этом этапе оборачивается тем, что магазин формально получает товар, который в системе числится за другим контрагентом.
Отсюда два подхода к организации процесса. Первый – собирать документ заранее в учетной программе и только потом комплектовать машину. Минус в том, что водителю придется как-то ориентироваться, какая коробка для какого получателя, и тут без четкой маркировки тары не обойтись.
Второй – поручить сканирование экспедитору. Он наполняет УПД прямо на точке, считывая марки с фактически передаваемой продукции. Такой вариант удобен при развозе по мелким магазинам, но крупные сети обычно отказываются принимать документы, сформированные после прибытия машины. Им нужен УПД до начала разгрузки.
Какой бы сценарий ни выбрала компания, главное – исключить ситуацию, когда переданные коды и физически отгруженный товар расходятся. Последствия такого разрыва проявляются не сразу, а в момент продажи: касса блокирует чек, покупатель уходит без покупки, а магазин начинает разбирательство с поставщиком.
Особенности агрегации
При больших оборотах индивидуальное сканирование каждого экземпляра превращается в бутылочное горлышко. Сотрудник не успевает обрабатывать поток, операции замедляются, появляются ошибки.
Выход – объединение идентификаторов в транспортную упаковку. На короб или паллету наносится агрегированный код, внутри которого «спрятаны» все коды маркировки вложенной продукции. При передаче контрагенту достаточно отсканировать наружный штрихкод на коробе.
Принцип работы достаточно простой и понятный. Сначала система создает код транспортной тары. Затем сотрудник сканирует его и все изделия, которые укладывает внутрь. После заполнения данные уходят в систему, где выстраивается связка: код упаковки – вложенные идентификаторы. Пока тара не вскрыта, участники оборота видят содержимое без необходимости пикать каждую позицию.
При разборке короба выполняется обратная операция. Идентификаторы открепляются от кода тары и снова существуют как самостоятельные единицы.
На что обратить внимание при приемке
Закон не обязывает принимающую сторону сканировать каждый идентификатор. Однако выборочная проверка становится правилом выживания: без нее легко получить товар с нерабочими кодами.
Разберем типовой случай. Магазин получает 25 упаковок антисептика. Товаровед пересчитал коробки, подписал документ, выставил продукцию в зал. При попытке продажи касса отказывается проводить чек: код на одной из упаковок не числится за магазином. Выясняется, что поставщик перепутал отгрузки, и в коробке оказалось изделие, предназначенное другой точке.
Правильная последовательность при получении товара выглядит так:
- открыть поступление в учетной программе;
- отсканировать идентификатор;
- проверить его наличие в документе;
- при расхождении сообщить отправителю до подписания.
Утверждать УПД стоит только после сверки. Если расхождения незначительные, можно оформить приемку с актом. Отправитель получит уведомление и сформирует корректировку. Главное – не оставлять проблему до момента, когда товар попадет на полку.,
Как проходит списание
Выбытие продукции из оборота не всегда связано с продажей. Порча, истечение срока годности, недостача, использование для нужд компании – все это требует оформления списания. При сортовом формате в документе указывались GTIN и количество. Поштучный учет требует перечислить идентификаторы каждой выбывающей позиции.
Для организаций, которые покупают товары исключительно для внутренних нужд, есть два упрощения. Первое – договоренность с поставщиком об отметке в УПД, при которой продукция выводится из оборота сразу при передаче. Второе – настройка учетной системы на автоматическое формирование списаний при каждом поступлении.
Какое оборудование понадобится
Минимальный набор для начала работы с системой маркировки зависит от объемов. Небольшой торговой точке достаточно смартфона с установленным приложением для сканирования. Оптовому складу потребуется терминал сбора данных и стабильная интеграция с учетной программой.
Ключевые различия между устройствами:
| Тип оборудования | Когда удобен | Главный минус |
| Терминал сбора данных | Большие объемы, интенсивная работа | Высокая цена |
| Сканер штрихкодов | Умеренный поток, работа за стационарным ПК | Нет дисплея, ошибки не видны сразу |
| Смартфон с приложением | Малый бизнес, выездная торговля | Быстро разряжается |
Производителям потребуются также принтеры этикеток и техническое зрение на линиях. Розничным магазинам – онлайн-кассы с поддержкой формата фискальных документов 1.2.
Как автоматизация упрощает работу с ПЭУ
Работа с маркировкой при ПЭУ создает поток данных, который обработать только силами сотрудников не выйдет. Каждая отгрузка – это тысячи марок. Каждую марку нужно проверить, зафиксировать, передать. Решить проблему позволяет терминал сбора данных и учетная программа. Сотрудник сканирует идентификатор, а система в этот момент:
- проверяет существование кода в базе;
- сверяет его статус с данными «Честного знака»;
- определяет, принадлежит ли код отправителю;
- добавляет позицию в УПД или документ списания;
- сигнализирует об ошибке сразу, а не постфактум.
Смысл в том, чтобы кладовщик узнавал о проблеме в момент сканирования, а не через несколько часов за компьютером. Это экономит время на корректировки и снижает вероятность приема невалидных идентификаторов.
Штрафы
Нарушение правил в сфере обязательной идентификации оборачивается санкциями, размер которых зависит от того, кто его допустил. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей штраф составляет от 1 до 10 тыс. ₽. Для юридических лиц – от 25 до 100 тыс. ₽.
Кроме денежных санкций возможно изъятие продукции с некорректными идентификаторами. А за фальсификацию кодов в крупном размере предусмотрена уголовная ответственность: штраф до одного млн ₽ либо лишение свободы до шести лет.
Важный момент: наказание грозит не только за отсутствие идентификаторов. Если товар промаркирован, но сведения о нем не переданы или переданы с ошибкой, это считается правонарушением. Просрочка с отправкой данных на три дня и более автоматически создает основание для санкций.
План подготовки
Переход на поштучный формат – это не только закупка техники. Основная нагрузка ложится на людей и процессы. Если сотрудники не понимают, зачем сканировать каждый код, ошибки неизбежны.
Практичный порядок действий:
- Уточнить, к какой товарной группе относится ваша продукция, и зафиксировать дату перехода.
- Проверить регистрацию в системе цифровой прослеживаемости и актуальность усиленной квалифицированной подписи.
- Подключить электронный документооборот с интеграцией, если он еще не настроен.
- Обновить учетную программу и проверить обмен данными.
- Закупить оборудование и протестировать его на реальных операциях.
- Обучить кладовщиков, товароведов, бухгалтеров, кассиров.
- Провести пробную отгрузку и приемку с контрагентом, которому вы доверяете.
Тестовый прогон на небольшом объеме помогает вскрыть узкие места до того, как они обернутся срывом поставок. Лучше потратить несколько дней на отработку сценариев, чем неделями разбирать ошибки после официального старта.
Часть категорий переходит на новый формат сразу, без промежуточного этапа. Это значит, что бизнесу нужно выстраивать процессы с нуля, а не адаптировать существующие.
Итоги
Поэкземплярный учет в госсистеме «Честный знак» – это не усложнение ради усложнения, а переход к полной прозрачности товарной цепочки. Каждая единица товара получает идентификатор, который сопровождает ее от производства до конечного потребителя.
Для бизнеса это означает:
- обязательное указание кодов в УПД при каждой отгрузке;
- сканирование при приемке и списании;
- трехдневный срок на подписание документов;
- штрафы за просрочку или передачу некорректных данных.
Подготовка требует закупки оборудования, настройки программного обеспечения и обучения персонала. Компании, которые начинают готовиться заранее к работе с системой маркировки «Честный знак», осваивают новый формат спокойнее и избегают сбоев в первые недели работы. Следите за актуальными датами по своей товарной группе на официальном ресурсе «Честного знака».
Частые вопросы и ответы
Можно ли совмещать два формата в одном документе?
Если у поставщика есть остатки, выпущенные до перехода на поэкземплярный учет, их можно отгружать по сортовой схеме. В УПД такие позиции выделяются отдельными строками. Важно только не допустить смешения продукции разных периодов выпуска.
Что делать, если код Data Matrix не читается?
Нечитаемая марка означает, что изделие не может быть идентифицировано. Принимать такую позицию нельзя: дальнейшая продажа окажется невозможной. Нужно оформить акт о расхождении или отклонить поставку, чтобы поставщик заменил продукцию либо перемаркировал ее.
Сколько времени дается на подтверждение поставки?
Участники оборота маркированных товаров обязаны подписать или отклонить УПД в течение трех календарных дней. Этот срок действует для всех операций с идентифицированной продукцией.
С 1 декабря 2026 года все участники оборота должны перейти на ЭДО в поэкземплярном учете. Это значит, что в документах нужно указывать код каждой единицы товара в поставке.
