В этой статье:
Пересортица маркированного товара – это ситуация, когда данные в универсальном передаточном документе (УПД) не совпадают с тем, что фактически поступило на склад. Коды идентификации (КИЗ) могут не соответствовать товару, номенклатура отличается, случается недостача или излишки, а иногда этикетки повреждены. Разбираться с таким расхождением нужно до подписания приемки, иначе коды маркировки «Честный знак» перейдут на баланс покупателя, и исправлять ситуацию придется через УКД или исправленный УПД, а в крайнем случае – через перемаркировку.
Что считается пересортицей
Под пересортицей понимают любое несоответствие между задокументированными сведениями и реальной поставкой. Это не только «перепутали товар», но и более частые случаи, обнаруживаемые в тот момент, когда продукция принимается.
Основные типы расхождений:
- марки не совпадают, хотя сам товар верный;
- отличие по номенклатуре – другой размер, цвет или модель;
- недостача – в УПД указано больше единиц, чем пришло физически;
- излишки – фактически поставлено больше, чем отражено в документе;
- поврежденные средства идентификации – этикетка порвана, стерта или не читается сканером.
Каждый случай требует отдельного порядка действий. Где-то достаточно исправить документ, а где-то придется физически заменять товар или наносить новые марки.
Почему возникает пересортица
Причиной расхождений чаще всего становятся ошибки на этапе комплектации заказа. Кладовщик перепутал упаковки в пределах одной партии, сканер считал не тот код, или товар заменили аналогом без изменения документов.
Частые источники проблемы:
- погрешности при выборе позиций на складе;
- перепутанные коробки с одинаковой транспортной упаковкой;
- некорректное формирование УПД;
- замена товара аналогом без корректировки сведений;
- ошибки сканирования перед отгрузкой;
- повторное нанесение марок в случае порчи тары, не отраженное в документах.
Автоматизация склада и использование терминалов сбора данных (ТСД) существенно снижают вероятность таких ситуаций. Но полностью исключить человеческий фактор не получается – поэтому проверка при приемке остается обязательным этапом.
Чем рискует покупатель
Если принять товар с неверными идентификаторами, последствия могут быть серьезными. Марка может не пройти проверку в госсистеме, и вывести продукцию из оборота не получится.
Основные риски:
- блокировка продажи на кассе в разрешительном режиме;
- расхождения при инвентаризации;
- образование «виртуальных» остатков – код числится, а товара нет;
- штраф до 300 тыс. ₽ с конфискацией по ст. 15.12 КоАП РФ;
- сложности с возвратом товара поставщику после подписания УПД.
Начиная с марта 2026 г. «Честный знак» в автоматическом режиме выявляет расхождения и направляет информацию в контролирующие органы. Поэтому подписывать приемку без проверки с расчетом разобраться позже – плохая идея.
Что делать покупателю при обнаружении расхождений
Порядок действий зависит от того, на каком этапе выявлено несоответствие. Если проблема обнаружена до подписания УПД, у покупателя больше возможностей.
Пошаговая инструкция:
- Не подписывать УПД с ошибочными КИЗ – пока подписи нет, идентификаторы не переходят на баланс.
- Отсканировать все фактические идентификаторы и сверить их с документом.
- Зафиксировать расхождения – составить акт по форме ТОРГ-2 для российских товаров или ТОРГ-3 для импортных.
- Уведомить поставщика – отправить акт и согласовать дальнейшие действия.
- Оформить в ЭДО частичное принятие, фиксацию несоответствия или отказ целиком.
- Сохранить доказательства – фотографии упаковки с читаемыми марками, этикетки, переписку.
Важно действовать быстро. Для проверки идентификаторов и утверждения либо непринятия УПД дается три рабочих дня с даты фактического получения товара. Если в течение этого времени бумага не утверждена и не отвергнута, поставщик может ее аннулировать, и процедура стартует заново.
Три варианта оформления в ЭДО
В электронном документообороте существует три пути решения проблемы. Выбор зависит от того, что именно не совпало:
- Полный отказ. УПД отклоняется в ЭДО, марки не переходят, товар возвращается поставщику. Подходит, если расхождения массовые или товар не нужен вовсе.
- Частичная приемка. УПД подписывается с расхождениями, указываются только совпавшие позиции. Поставщик оформляет универсальный корректировочный документ (УКД) на разницу, принятые коды переходят на баланс покупателя.
- Коды не те, а товар правильный. Здесь два пути. Первый – отклонить УПД, и контрагент формирует новый документ с верными марками. Второй – принять товар по УПД, после чего провести перемаркировку. Второй вариант дольше и дороже: придется заказать новые марки, ввести их в оборот, указав основание «перемаркировка», и вывести старые как поврежденные.
Таблица для наглядности:
| Ситуация | Действие | Последствия |
| Полное несоответствие | Отклонить УПД | Товар возвращается, коды не переходят |
| Часть идентификаторов верна | Частичная приемка + УКД | Принятые коды на балансе, разница корректируется |
| Товар верный, коды чужие | Отклонить или принять + перемаркировка | Новый документ или новые коды с возможностью компенсации по претензии |
Что делает поставщик
После получения уведомления о расхождениях поставщик должен выполнить несколько действий, которые зависят от характера проблемы.
Поставщик может:
- произвести физическую замену единицы на ту, что совпадает с идентификатором;
- списать ошибочный идентификатор как брак или пересортицу с указанием корректного основания;
- нанести новый код и оформить исправленный УПД;
- при массовой пересортице выполнить сплошную проверку идентификаторов и внести правки.
Если расхождение выявлено до подписания приемки, поставщик направляет УКД либо исправленный УПД с кодами. Документ подписывается усиленной электронной подписью обоих участников через оператора ЭДО (п. 122 Правил маркировки). Если проблема обнаружена после приемки – создается извещение об уточнении данных о передаче (п. 123 Правил).
Если деятельность компании уже проверяет уполномоченный орган, исправить ранее поданные сведения не получится – это прямо запрещено. Придется дождаться окончания проверки
.
Перемаркировка как крайний случай
Перемаркировка – это нанесение нового средства идентификации взамен утраченного или поврежденного. К браку товара это отношения не имеет, хотя некоторые пытаются оформить недостатки именно так. Делать этого нельзя.
Если покупатель принял товар с неверными кодами и решил перемаркировать, процедура выглядит так:
- Оформить заказ на свежие идентификаторы.
- Нанести их на товар.
- Направить извещение о включении в оборот, указав основание «перемаркировка», в срок до пяти рабочих дней с даты выявления утраты идентификатора (п. 90 Правил).
- Вывести прежние идентификаторы с пометкой о порче или несоответствии.
Стоимость одного кода при перемаркировке – 0,50 ₽, плюс расходы на изготовление и нанесение этикеток. Но самые значительные затраты – временные, так как товар невозможно продать, пока не завершится процедура.
Нюансы при инвентаризации
Инвентаризация помогает выявить расхождения, которые не обнаружились при приемке. Здесь возможны две ситуации:
- Если код в системе есть, а товара на складе нет – продукция выводится из оборота с указанием причины (утрата, недостача, списание). Основанием служит акт инвентаризации.
- Если товар есть, а кода в системе нет или он принадлежит другому участнику – необходимо обратиться к контрагенту, уточнить состояние УПД и при необходимости выполнить перемаркировку. Самостоятельно использовать чужой код нельзя.
Проводить проверку товаров с маркировкой рекомендуется не реже раза в квартал. Это позволяет вовремя выявить проблемы и устранить их до начала проверки.
Как не допустить пересортицу
Лучшая стратегия – не разбираться с последствиями, а не допускать их. Профилактика обходится дешевле, чем исправление документации и перемаркировка.
Что помогает снизить риск:
- считывать идентификаторы при сборке заказа;
- сверять GTIN, КИЗ и УПД перед отправкой;
- контролировать процесс нанесения марок на складе и в производстве;
- проводить регулярную инвентаризацию;
- минимизировать ручной ввод;
- использовать ТСД и автоматизацию;
- настаивать на объединении кодов в транспортные упаковки;
- прописать в соглашении меры ответственности за пересортицу – кто покрывает затраты на перемаркировку и в какие сроки корректируются документы;
- обучать сотрудников;
- изучать, где чаще всего возникают ошибки.
Отдельные позиции стоит выделить в договоре особо. Четкий порядок действий при обнаружении расхождений и распределение затрат помогают избежать споров и лишних расходов.
Запрещенные действия
Некоторые действия усугубляют ситуацию и могут привести к дополнительным штрафам.
Нельзя:
- молчать до окончания гарантийного срока – именно день извещения определяет день обнаружения недостатка;
- подписывать приемку с расчетом разобраться позже;
- оформлять брак через перемаркировку;
- самостоятельно выбрасывать или утилизировать забракованный товар;
- полагаться на корректировку в одностороннем порядке – необходимы подписи обоих контрагентов;
- применять идентификатор к продукции иного объема;
- реализовывать продукцию, идентификатор которой не закреплен за вами.
Документы для претензии
Если дело доходит до официальной претензии, потребуется собрать пакет документов. Чем полнее доказательства, тем выше вероятность решить вопрос без суда.
Что понадобится:
- УПД с перечнем кодов идентификации в том виде, в каком он пришел через оператора ЭДО;
- фактически считанные идентификаторы по позициям расхождения;
- когда и каким образом контрагент был уведомлен;
- пункт соглашения, определяющий период для осмотра и проверки;
- документ о выявленных несоответствиях (по форме ТОРГ-2 либо ТОРГ-3);
- фотографии упаковки и этикеток.
Ст. 513 ГК РФ обязывает покупателя осмотреть товар, удостовериться в объеме и качестве, а о несоответствиях сообщить письменно. Ст. 483 ГК РФ устанавливает срок для извещения – по договору или в разумный срок. Пункт 2 этой же нормы описывает «цену молчания»: продавец вправе не исполнять претензию, если подтвердит, что позднее уведомление исключило такую возможность или привело к несоразмерным издержкам.
Если поставщик отказывается исправлять документы, спор решается в соответствии с гражданским законодательством. Покупатель вправе предъявить претензию, а при ее отклонении – обратиться в суд с требованием о передаче недостающего товара, о замене или возврате товара либо об отказе от него (ст. 466, 468 или 518 ГК РФ – в зависимости от характера расхождения).
Заключение
Пересортица при маркировке – ситуация, с которой сталкиваются и покупатели, и поставщики. Главное правило – не подписывать УПД с ошибочными кодами и действовать быстро. Подписать или отклонить УПД нужно за три рабочих дня. Уведомить о перемаркировке – за пять рабочих дней. Взыскание за реализацию товаров без маркировки достигает 300 тыс. ₽ с изъятием. Перемаркировка – крайний случай, а не способ оформления брака, и профилактика дешевле исправления.
Частые вопросы
Можно ли принять товар, если идентификаторы не соответствуют, однако наименование верное?
Если часть кодов совпадает, то оформляется частичная приемка: принимаются совпавшие позиции, на разницу формируется УКД. Если все коды чужие, но товар верный, то есть два пути: отклонить УПД и запросить новый документ с верными кодами (это быстрее и дешевле, чем перемаркировка) либо принять товар и провести перемаркировку.
Что делать, если расхождение обнаружено после приемки?
Поставщик создает извещение об уточнении данных о передаче – УКД или исправленный УПД с кодами, подписанный обеими сторонами через оператора ЭДО (п. 123 Правил). Вносить изменения в уже подписанный документ в одностороннем порядке нельзя.
Кто оплачивает перемаркировку при пересортице?
Это определяется договором. Если товар на балансе покупателя, расходы на перемаркировку несет он, но может компенсировать их через претензию к поставщику, если вина доказана. Если покупатель подписал приемку с ошибкой и обнаружил проблему позже, доказать вину поставщика сложнее. Поэтому лучше закрепить порядок в договоре заранее.
Где проверить статус кодов?
Делается это в личном кабинете системы маркировки. Нужно авторизоваться, выбрать нужную товарную группу, перейти в раздел «Реестр КМ» и там ввести идентификатор маркированного товара, после чего система предоставит информацию о статусе. Также можно воспользоваться приложением «Честный знак Бизнес».
С 1 декабря 2026 года все участники оборота должны перейти на ЭДО в поэкземплярном учете. Это значит, что в документах нужно указывать код каждой единицы товара в поставке.
