В этой статье:
Объемно-сортовой учет (ОСУ) – способ передачи промаркированных продуктов, когда поставщик и покупатель обмениваются данными о партии по двум показателям: GTIN и число штук.
Никакие списки с марками в данном случае не нужны. ГИС МТ принимает такую схему и сама распределяет марки по методу FIFO – от более ранних поступлений к более поздним.
ОСУ остается актуальным инструментом для оптовой и розничной торговли целого ряда категорий. В статье предоставим краткую инструкцию и расскажем все про объемно-сортовой учет: какие товары охватывает этот режим, как выглядит приемка на практике, какие ошибки приводят к расхождениям и к чему готовиться уже сейчас.
Определение
Название режима отражает принцип: учитывается объем и сорт (GTIN), но не индивидуальный экземпляр. Его еще называют артикульным, но суть та же.
При поэкземплярном учете (ПЭУ) каждая марка DataMatrix привязана к конкретной операции: отгрузке, приемке, продаже. Система видит путь каждой единицы. При ОСУ система фиксирует только общее движение партий, то есть сколько единиц ушло от одного участника к другому, без детализации по конкретным КИЗ внутри партии. Все участники оборота – производители, оптовики, дистрибьюторы и розница – работают в единой системе, просто фиксируют данные по-разному.
Допустим, дистрибьютор получает 10 тысяч бутылок молока. При поэкземплярном учете УПД содержит список из 10 уникальных марок. При ОСУ документ выглядит так: «GTIN 4607012345678, кол-во 10 000 штук». Какие именно идентификаторы перешли – система подбирает сама.
Нанесение марок при этом не отменяется. Производитель по-прежнему наносит DataMatrix на каждую упаковку и вводит продукцию в оборот. Разница лишь в том, как последующие участники цепочки передают сведения в ГИС МТ.
Отличия ОСУ и ПЭУ
Два режима решают одну задачу – прослеживаемость товара, но разными средствами. Основные отличия в таблице.
| Критерий | Упрощенный режим (ОСУ) | Полный контроль (ПЭУ) |
| Что вносят в документ | Глобальный код товара и число единиц | Каждый нанесенный идентификатор |
| Как проверяют при отгрузке | Проверка не требуется | Считывают каждую марку |
| Как проверяют при приемке | Проверка не требуется | Считывают каждую марку |
| С какой скоростью обрабатывают | Быстро | Медленно |
| Насколько детально отслеживают | На уровне партии | Вплоть до конкретной штуки |
| В каком разрезе контролируют остатки | Сводят по GTIN | Ведут реестр по каждому идентификатору |
| Чем оснащают рабочие места | Базовое оборудование | Сканеры и ТСД на всех точках |
| Где применяют | В оптовом контуре и B2B-сделках | Повсеместно, включая розничный отпуск |
Поэкземплярный режим дает больше информации – это критично для лекарств, табачной продукции, обуви.
ОСУ – компромисс между прозрачностью оборота и нагрузкой на бизнес. Для молочной продукции и воды с их огромными объемами и низкой маржинальностью сканирование каждой бутылки увеличило бы себестоимость почти до десяти процентов.
Розничная продажа при ОСУ не отменяет работу с марками. Даже если товар принят по объемно-сортовой схеме, при продаже конечному покупателю кассир сканирует марку, онлайн-касса формирует чек, данные уходят через ОФД в ГИС МТ. ОСУ действует только в B2B-звене.
Для каких продуктов действует ОСУ
Режим разрешен не для всех товарных групп. Законодательство устанавливает перечень категорий, где допустим упрощенный режим, и фиксирует даты перехода на поэкземплярный контроль.
Товары, где ОСУ еще разрешен
| Товарная группа | Переход на ПЭУ |
| Молочная продукция | По решению Правительства |
| Упакованная вода | Не ранее 2027 года |
| Пиво и слабоалкогольные напитки | Поэтапно с 2026–2027 |
| Растительные масла | 1 ноября 2026 года |
| Корма для животных | 1 декабря 2026 года |
| Бакалея (крупы, макароны, кондитерские изделия) | 1 декабря 2027 года |
| Строительные материалы | IV квартал 2026 года |
Важно! Переходный период позволил бизнесу адаптироваться к правилам без шока, пока инфраструктура не была готова до полного прослеживания. С марта-апреля 2026 года ОСУ отменен (переход состоялся) для таких категорий, как безалкогольные напитки, моторные масла, икра.
Для следующих категорий ОСУ не предусмотрен – только полный поштучный контроль:
- табачная продукция;
- лекарственные препараты (МДЛП);
- обувь;
- одежда и текстиль, меховые изделия;
- парфюмерия, косметика и бытовая химия;
- шины и автошины;
- фотоаппараты и фототовары;
- медицинские изделия и ветеринарные препараты (там, где поэкземплярный ввод уже действует);
- белье и трикотаж.
Актуальный перечень лучше проверять в личном кабинете ГИС МТ: постановления Правительства обновляются, а сроки переходов иногда переносятся.
Технические особенности ОСУ
Ключевой документ при объемно-сортовом учете – универсальный передаточный документ, который передается через систему электронного документооборота. Без ЭДО ОСУ невозможен. Бумажные накладные ГИС МТ не видит.
Основные действия:
- Отправитель оформляет электронный УПД, прописывая в нем глобальный идентификатор товара и объем поставки.
- Через сервис электронного документооборота документ уходит принимающей стороне.
- Параллельно оператор ЭДО направляет те же сведения в государственную информационную систему.
- ГИС МТ без участия человека распределяет коды маркировки, забирая их с виртуального склада поставщика по принципу очередности поступления.
- Получатель подписывает документ электронной подписью – и все списанные идентификаторы зачисляются уже на его баланс без ручного считывания каждого штрихкода.
Суть метода FIFO (First In – First Out): когда поставщик отгрузил 300 штук из партии в 1 000 единиц, система спишет марки, поступившие на баланс раньше остальных. Для скоропортящейся продукции такой подход выглядит разумным на бумаге. В реальности же отгрузка со склада идет своим чередом, а система списывает марки по своей логике – и эти два процесса часто расходятся.
Пошаговый алгоритм приемки товара при ОСУ
Приемка при объемно-сортовом учете проще, чем при поэкземплярном, но требует внимания к документам.
Шаг 1. Получить уведомление о входящем УПД в системе ЭДО.
Шаг 2. Физически принять товар, пересчитать количество единиц.
Шаг 3. Сверить количество с данными в УПД – наименование, GTIN и число единиц должны совпадать.
Шаг 4. При совпадении – подтвердить приемку в ЭДО электронной подписью. Данные автоматически уйдут в ГИС МТ «Честный знак».
Шаг 5. При расхождении – оформить акт о расхождениях. В ГИС МТ уйдут данные по фактически принятому количеству, а не по документу.
Хотя сканировать каждую единицу не нужно, рекомендуется выборочный контроль – 3-5% от партии. Это позволяет выявить контрафакт, товар с поврежденными марками или пересортицу. Если при выборке все в порядке, партия принимается полностью. На приемку отведено три рабочих дня с момента поступления товара.
Как вести учет остатков при ОСУ
При объемно-сортовом учете остатки ведутся по GTIN. В личном кабинете ГИС МТ есть раздел «Виртуальный склад» – там отображаются остатки по каждому GTIN. Эти данные должны совпадать с фактическими остатками на складе.
| Ситуация | Возможные причины | Действия |
| Факт = ГИС МТ | Все корректно | Продолжать работу |
| Факт > ГИС МТ | Не проведена приемка | Найти и провести документы |
| Факт < ГИС МТ | Не проведена отгрузка или списание | Оформить недостающие документы |
Для активно оборачиваемых позиций сверку лучше делать еженедельно. Совпасть обязаны три показателя: данные в учетке, физический остаток и данные из ГИС МТ
При порче или истечении срока годности оформляется списание: указывается GTIN и количество. Конкретные марки при этом не сканируются – система уменьшает виртуальный остаток на указанное количество.
Частые ошибки при ведении ОСУ
Объемно-сортовой учет кажется проще поэкземплярного, и именно поэтому компании чаще попадают на расхождения. Большинство проблем укладываются в пять сценариев:
- Данные в УПД не совпадают с тем, что есть по факту. Отгрузили один объём, в УПД провели другой. Итог – зависшие поставки, рассинхрон с системой и невозможность оформить следующую сделку.
- Склад, ЭДО и учетная система работают раздельно. Товар физически переместили, а в программе ничего не отмечено. При проверке появляются «черные дыры» в обороте.
- Розница или общепит не передают сведения о выбытии. Продали через кассу или списали в производстве, данные не ушли. Продукция числится «в обороте», хотя ее уже нет. Такая ситуация является типовой причиной большинства штрафов.
- Нет контроля остатков и партий. Партии смешивают, инвентаризацию не проводят. Расхождения при проверке гарантированы.
- Неправильный GTIN в документах. Один неверный символ – и товар не опознается системой. Марки не переходят, возникают «виртуальные» остатки. Частая причина: использование внутреннего артикула вместо GTIN.
Осу для развесной продукции и общепита
Рассмотрим основные моменты
Весовой товар
Товар, который фасуют после вскрытия заводской упаковки (нарезка, розлив), списывают из оборота в течение трех рабочих дней. Данные передаются с общей тары в ГИС МТ. Порционные части заново не маркируются. При приемке такой продукции УПД должен содержать три реквизита: GTIN, количество и вес.
Правила для общепита
Есть два варианта работы. При продаже целой единицы, действия как в рознице: УПД, касса, сканирование. Если продукты используют в приготовлении, то осуществляют списание через акт, данные уходят в ГИС МТ «Честный знак» без кассового чека.
Штрафы за нарушение правил оборота маркированных товаров
За нарушение требований при работе с маркированной продукцией предусмотрены следующие санкции:
- физлица – до 4 тыс. ₽;
- должностные лица – до 10 тыс. ₽;
- юрлица – до 300 тыс. ₽.
Возможна конфискация. Если КИЗ был подделан или велась работа с нарушениями, и был причинен ущерб в особо крупном размере, то тут уже грозит лишение свободы до шести лет. Под ответственность подпадают как ИП, так и ООО.
Настройка сортовой схемы в учетке
Многие учетные программы поддерживают сортовую схему, главное – правильно настроить. В типовых конфигурациях 1С для товаров с ОСУ устанавливается признак «Объемно-сортовой учет» в карточке номенклатуры. После настройки система перестает подтягивать коды маркировки в документы – только GTIN и объем. Остатки сводятся по каждому артикулу. В облачных решениях (МойСклад, Контур) достаточно выбрать режим учета при добавлении товарной группы – дальше платформа сама готовит УПД в нужном виде.
На что обратить внимание при настройке:
- GTIN в карточке должен быть без ошибок;
- для категории выставлен сортовой режим;
- обмен с оператором ЭДО активен;
- данные в «Честный знак» уходят автоматически;
- отчеты по остаткам формируются в разрезе GTIN.
Популярные операторы ЭДО: Контур.Диадок, СБИС, Такском, Калуга Астрал. Перед подключением уточните, включает ли тариф передачу данных в систему нанесения марок – не все тарифные планы содержат эту функцию.
Как перейти с ОСУ на ПЭУ
ОСУ – переходный режим. Для большинства товарных групп поэтапный переход на поштучный учет уже зафиксирован в постановлениях Правительства. Рано или поздно придется перестраивать процессы, потому начать подготовку лучше заранее, не дожидаясь официальной даты.
Чек-лист подготовки к поэкземплярному учету:
- Оснастить все точки приёмки и отгрузки 2D-сканерами.
- Взять на склад ТСД.
- Доработать учётную программу под работу с кодами идентификации.
- Связать ЭДО с «Честным знаком» так, чтобы уходили конкретные марки.
- Провести обучение персонала — люди должны уверенно работать со сканерами.
- Сделать полную инвентаризацию и закрыть все расхождения.
- Обкатать новую схему на небольшой партии.
Средний бизнес обычно укладывается в восемь-двенадцать недель. Для крупных компаний с большой логистикой – от шести месяцев. Те, кто заранее выстроил единый контур «склад → учетная система → ЭДО → ГИС МТ → касса», переходят без остановки работы.
Вопросы и ответы
Можно ли совмещать оба формата учета?
Возможность выбора привязана к конкретной товарной группе. Пока категория находится в режиме ОСУ, участник оборота вправе как применять упрощенный порядок, так и добровольно переключиться на поэкземплярную схему. А вот обратный маршрут закрыт: если нормативно закреплен поштучный контроль, вернуться к ОСУ нельзя ни при каких условиях.
Реально ли обойтись без электронного документооборота?
Нет, это обязательный элемент. Объемно-сортовой учет завязан исключительно на электронный УПД – бумажные накладные не попадают в ГИС МТ и не запускают движение кодов. Подойдет либо привычный канал через оператора ЭДО, либо прямая API-интеграция с системой маркировки.
По какому алгоритму списываются коды, если отгрузка идет по ОСУ?
Действует правило очередности поступления: в первую очередь с баланса уходят самые «старые» КИЗ из имеющегося пула. Участник не может назначить, какой именно идентификатор передать контрагенту, – подбор всегда автоматический и следует логике FIFO.
Обнаружили расхождение между складом и данными ГИС МТ – с чего начать?
Первым делом – аудит. Расхождения обычно возникают из-за естественной убыли, бракованной продукции, пропущенных приемок или неоформленных отгрузок. Инструменты исправления стандартные: акт списания либо перемаркировка. Когда ситуация запутанная и самостоятельно разобраться не выходит, прямой путь – в техническую поддержку «Честного знака».
Работает ли ОСУ, если товар продается через онлайн-витрину?
На отрезке «интернет-магазин → конечный покупатель» – нет. Передача заказа в руки потребителю (будь то пункт выдачи или курьерская доставка) в любом случае сопровождается сканированием кода. Сфера действия ОСУ ограничена межюрлицными операциями, то есть исключительно сегментом B2B.
Как не потерять контроль над датами выпуска и окончания срока годности?
Вместо отслеживания каждого экземпляра по отдельности учет выстраивается вокруг партий. В товароучетной системе по каждой позиции фиксируют дату производства и предельный срок хранения. Физически партии на складе размещают обособленно – без этого соблюсти ротацию и вовремя выявить просрочку практически невозможно.
Меняется ли цена кода маркировки от выбранной модели учета?
Цена изготовления одного КИЗ фиксированная – 50 копеек без учета НДС, и режим учета на нее не влияет. Однако ОСУ дает косвенную экономию: процессы приемки и отгрузки идут быстрее, потребность в сканирующем оборудовании ниже, а персонал тратит меньше времени на рутинные операции.
Краткие итоги
Учет по GTIN фиксирует лишь глобальный товарный идентификатор и объем поступившей продукции, без проверки каждой марки. Все операции идут через электронный УПД: документ уходит контрагенту и в ГИС МТ, где система сама списывает идентификатор по принципу FIFO – сначала самые старые.
Схема доступна не всем. Данный способ подходит для воды, молочки, пива, масел, кормов, бакалейной продукции и стройматериалов. Полностью закрыт для обуви, одежды, текстиля, лекарств, парфюмерии, а также маркировки косметики и бытовой химии.
Главный риск ОСУ – незаметное накопление разрыва между количеством товара по факту и тем, что числится в ГИС МТ.
Сверку нужно делать как минимум еженедельно. На кассе марка сканируется всегда, независимо от способа приёмки. Поэтапный переход на поштучный контроль затронет почти все категории – вопрос лишь в сроках. Поэтому те, кто закроет вопрос интеграции склада, ЭДО и кассы заранее, пройдут этот период без простоев.
С 1 декабря 2026 года все участники оборота должны перейти на ЭДО в поэкземплярном учете. Это значит, что в документах нужно указывать код каждой единицы товара в поставке.
